Bald ist es wieder soweit und viele Firmen sind mit den jährlichen Aufgaben der Buchhaltung und der Erstellung der Lohnausweise beschäftigt. Gerade für die Spesen und deren Vielzahl an Belegen entsteht den Firmen vielfach ein hoher administrativer Aufwand, welchen sie selbständig bearbeiten oder kostspielig durch einen Treuhänder verarbeiten lassen. Zusammen mit Ihren individuellen Bedürfnissen ergeben sich vielfach administrative Erleichterungen und Steuervorteile. Wir sind bestrebt, mit Ihnen die beste Lösung für Ihren konkreten Fall zu finden.
Deklaration im Lohnausweis
Im Grundsatz sieht die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises drei verschiedene Modelle vor. Jedes Modell führt zu einer unterschiedlichen Deklaration im Lohnausweis.
1. Effektive Spesenvergütungen
Beim Modell der effektiven Spesenvergütung werden Spesen in der Form von Belegen oder Einzelfallpauschalen abgerechnet. Wird die Randziffer 52 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises eingehalten, ist im Feld 13.1.1 des Lohnausweises lediglich ein Kreuz zu setzen und auf die Angabe der Summe der ausbezahlten Spesen kann verzichtet werden.
Effektive Spesenvergütungen und Einzelfallpauschalen werden akzeptiert, wenn die folgenden Vorgaben von Randziffer 52 eingehalten werden:
Pauschalen
- Der effektive Beleg für ein Mittag- oder Abendessen darf in der Regel max. CHF 35 betragen. Für die Einzelfallpauschale ist der maximale Betrag für eine Hauptmahlzeit CHF 30.
- Maximal 70 Rappen pro Kilometer für die geschäftlichen Nutzung des Privatwagens
- Tagespauschale für Kleinspesen max. CHF 20.00 (soweit möglich gegen Beleg)
Effektive Spesen nur gegen Originalbeleg:
- Übernachtungsspesen
- Kundeneinladungen
- Öffentliche Transportmittel
2. Genehmigtes Spesenreglement
Grundsätzlich darf jedes Unternehmen ein Spesenreglement für ihre Mitarbeiter erstellen und dieses vom Sitzkanton genehmigen lassen. Primär macht dies nur Sinn, falls gegenüber der Randziffer 52 unterschiedliche Regelungen wünschenswert sind. Dies kann auch der Fall sein, wenn für leitendes Personal und/oder Aussendienstmieterbeiter eine besondere spezifische Abrede erzielt werden möchte. Mit der Schaffung von Pauschalspesen, welche nicht als Einkommen besteuert werden, wird der administrative Aufwand für die Abrechnungen und die Erstellung des Lohnausweises reduziert und schafft entsprechende Rechtssicherheit für den Mitarbeiter und die Unternehmung.
Werden die Vorgaben des genehmigten Spesenreglements eingehalten, sind die Auswirkungen auf den Lohnausweis identisch mit jenen, die die Randziffer 52 einhalten.
Die Steuerkonferenz hat ein Musterreglement erlassen, welches die folgenden Punkte umfasst:
- 1. Allgemeines
- 1.1 Geltungsbereich
- 1.2. Definition Spesenbegriffs
- 1.3. Grundsatz der Spesenrückerstattung
- 2. Fahrtkosten
- 2.1. Bahnreisen
- 2.2. Tram- und Busfahrten
- 2.3. Flugzeug
- 2.4. Dienstfahrten mit Privatwagen/Taxi
- 2.5. Geschäftswagen
- 3. Verpflegungskosten
- 4. Übernachtungskosten
- 4.1. Hotelkosten
- 4.2. Private Übernachtung
- 5. Übrige Kosten
- 5.1. Repräsentationsausgaben
- 5.2. Kleinausgaben
- 5.3. Kreditkarten
- 6. Administrative Bestimmungen
- 6.1. Spesenabrechnung und Visum
- 6.2. Spesenrückerstattung
- 7. Gültigkeit
- 8. Inkrafttreten
3. Keine Regelung
Wird weder die Variante 1 mit Einhaltung der Randziffer 52 angestrebt, noch ein genehmigtes Spesenreglement erstellt, so ist die Summe der effektiven und pauschalen Spesenvergütungen betragsmässig im Lohnausweis zu deklarieren. Diese Variante schafft keine Rechtssicherheit für den Arbeitgeber noch für den Arbeitnehmer und führt auch zum höchsten administrativen Aufwand.
Was wird meinem Unternehmen empfohlen? Wie aus den Bemerkungen zu den drei Varianten bereits hervorgeht, kann die Variante 3 nicht empfohlen werden. Die Entscheidung fällt somit auf die Variante 1 oder 2. Eine generelle Empfehlung kann nicht abgegeben werden, da die Entscheidungsgrundlage vielfach im Detail und in den individuellen Bedürfnissen Ihrer Unternehmung liegt.
Daher empfehlen wir eine Beratung, wonach die folgenden Gesichtspunkte beleuchtet werden und zu einer Entscheidung führen:
- Anzahl Mitarbeiter
- Leitendes Personal
- Aussendienstmitarbeiter
- Regelmässigkeit der Geschäftsauslagen und deren Höhe
- Administrativer Aufwand für die Spesenabrechnung
- Aufwand für das Erstellen des Lohnausweises
- Beteiligungsverhältnisse
- etc.
Sie möchten Rechtsicherheit schaffen und den administrativen Aufwand für Ihre Unternehmung reduzieren? So setzten Sie sich mit uns in Verbindung, wir stehen Ihnen für Ihre Fragen jederzeit zur Verfügung und finden den für Sie geeigneten Weg.
Sollten Sie an weiteren Modellen oder Ideen interessiert sein, um Ihren administrativen Aufwand zu reduzieren, suchen wir für Ihre individuellen Bedürfnissen die besten Lösung. Melden Sie sich doch gleich für einen unverbindlichen Termin an.